Manuales y herramientas

Los socios son las personas que se benefician de los servicios de una cooperativa y los mismos se registran por el módulo de Personal. Estos serán agrupados por “Tipo de registro“, ahí tendremos socios, empleados, externos, de algún grupo X o Y, etc.

CREACIÓN DE USUARIOS

• Clic en el menú Personal > Socios
• Clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas
• Aparecerá la ficha de socios, con una sección superior y una inferior con 3 pestañas (Datos de seguridad, otros datos y parámetros contables)
• Solo es requerido llenar los datos de la sección superior (excepto el código que es un secuencial automático), pero puede completar cualquier información adicional que considere necesario
• IMPORTANTE: Figs entiende que un socio será usuario del sistema si se le indica un identificador en el campo: LOGIN
• Clic en el botón Grabar cuando finalice

El estado de cuenta es un resúmen de la situación financiera del socio en la cooperativa. En ella se consideran los ahorros, las aportaciones y los préstamos vigentes.

Para su consulta, siga estos pasos:

• Clic en el menú “Personal > Socios“
• En el campo amarillo, indique parte del nombre o apellido y presione {ENTER}. También puede indicar el código del socio o su cédula de identidiad
• En el listado inferior, se mostrarán aquellos socios que cumplan con ese criterio de busqueda. Haga 2clic sobre el socio que desee
• Se abrirá la ficha del socio. Haga clic en el botón “Estado de cuenta…“
• En la ventana que se abre, seleccione la 2° opción “Estado de cuenta” que se encuentra a la derecha de los botones en la sección superior
• Si lo desea, haga clic en el botón “Imprimir“

Los servicios o productos financieros son herramientas que se ofrecen a los socios por su participación en la cooperativa. Pueden ser diversos, desde aportaciones indicadas en los estatutos, ahorros retirables, préstamos de diversos tipos a tasas preferenciales, alianzas con suplidores externos donde los socios pueden realizar compras financiadas, etc.

• Haga clic en el menú “Personal > Cooperativa > Servicios financieros“
• Haga clic en el botón “Nuevo” de la barra de herramientas

En la ventana que aparece, podrá registrar los siguientes servicios:

APORTES Y AHORROS

• • En la “Descripción” indique el nombre APORTES o el que considere apropiado para este concepto
  • En el “Tipo de producto” seleccione la opción de “Aportaciones“, esto hará que el sistema marque las casillas de verificación necesarias para este tipo de servicios

PESTAÑA DE CONFIGURACIÓN

• :
  • En la lista “Concepto” seleccione la opción “Aportaciones“, en caso de que no exista haga clic en la etiqueta azul “Concepto” y cree el registro

PESTAÑA DE CUENTAS CONTABLES

:
• Indique la 1° “Cuenta contable” con la cuenta que identifique este concepto en su catálogo
• Haga clic en el botón “Grabar” y se limpiará la ventana para el registro del siguiente producto
• Repita lo mismo para el AHORROS RETIRABLES (o extraordinarios)

PRÉSTAMO

• • En la “Descripción” indique el nombre del préstamo (Ej. PRESTAMO PERSONAL, PRESTAMO DE CONSUMO, etc)
  • En la lista “Tipo de producto“, seleccione:
    • Préstamo tradicional: Si el socio podrá pedir montos superiores a sus ahorros con otros tipos de garantías
    • Préstamo tradicional (garantizado por ahorros y aportaciones): Si el socio podrá pedir montos que estén dentro del límite de sus ahorros y aportaciones. En este tipo de préstamos, el saldo “capital” del préstamo bloquea los ahorros en esa misma cantidad, lo que deja cualquier saldo disponible para retiros parciales de ahorros o solicitudes de otros préstamos de este tipo
    PESTAÑA DE CONFIGURACIÓN:
  • Marque o no, las casillas de verificación que considere necesarias

PESTAÑA DE CUENTAS CONTABLES

• :
  • Indique la 1° cuenta: “Cuenta contable” con la cuenta que identifique el “Préstamo por cobrar” de este tipo de préstamos
  • Indique la última cuenta: “Intereses ganados” con la cuenta que identifique este concepto para este tipo de préstamos
  • Haga clic en el botón “Grabar” y se limpiará la ventana
  • Cierre la ventana y ubique el tipo de préstamo que acaba de registar en la lista de servicios financieros y haga 2clic para su edición

PESTAÑA DE POLÍTICAS DE OTORGAMIENTO

:
• Seleccione en el “Tipo de registro” el grupo de socios al cual desea configurar sus políticas
• Indique el porcentaje de “Interés anual de financiamiento” (sin indicar el signo %)
• Indique la “Disponibilidad“, que es el porcentaje (sin indicar el signo %) calculado sobre los ahorros y que representa el límite máximo que este tipo de socios podrá solicitar. (Ej. Si los socios podrán solicitar hasta un máximo de 80% de sus ahorros, indique 80, si es el doble de sus ahorros indique 200, etc.)
• Indique la cantidad de “Cuotas normales (min)” y “Cuotas normales (max)” que indicará el límite de plazo que los socios podrán pagar el préstamo. CONSIDERE: Que cada tipo de registro de socios tiene configurada una frecuencia de pago (quincenal, mensual, etc), por lo que la cantidad máxima de cuotas debe considerar esa frecuencia. (Ej. un préstamo con límite máximo 1 año, en un tipo de registro de frecuencia QUINCENAL, debe tener como límite máximo = 24, y si es mensual, el límite sería 12)
• Puede indicar los demas valores a su criterio, pero debe considerar particularmente la “Formula para cálculo de intereses“:
  • Interés simple: Es el mas común, cuya formula es CAPITAL x TASA x TIEMPO y se calcula sobre saldo insoluto o deudor
  • Interés compuesto: Es la 2° opción mas común y su formula también se calcula sobre saldo insoluto o deudor, pero es un poco mas compleja que la anterior. Como referencia, es la misma formula que usa la función =PAGO() de MS Excel y que muchas cooperativas usan para cálculo de los intereses en esta hoja de cálculo
  • Interés plano: Es sumamente raro el uso de esta formula, que no se calcula sobre saldo insoluto o deudor, sino sobre el monto solicitado directamente
• MUY IMPORTANTE: Para grabar una política de otorgamiento, debe hacer clic en el botón AGREGAR que se encuentra a la derecha de estos campos. El botón GRABAR de la ficha del servicio financiero es para los campos en las otras pestañas o del encabezado. Luego de agregar a la lista de políticas, repita la operación con cualquiera de los otros tipos de registro de socios (en caso de que existan)

REGISTRO DE LA SOLICITUD

• Haga clic en el menú “Personal > Cooperativa > Préstamos“
• Haga clic en el botón “Nuevo” de la barra de herramientas
• En la ventana de préstamos, haga clic en la etiqueta azul “Buscar socio” y en la ventana que abre, realice la busqueda del socio al que desea registrar la solicitud
• Una vez indicado al socio, seleccione el “Producto” o servicio financiero
• Indique el “Monto solicitado“
• Indique la “Cantidad de cuotas“. Si tiene los permisos suficientes, puede hacer clic en la etiqueta azul “Cantidad de cuotas” para liberar la cantidad máxima de cuotas definida en el producto y tipo de socio seleccionado. Una vez indicado el valor de este campo, podrá ver el “Monto de cuota” en el último campo de esa columna de valores
• Indique la “Fecha de solicitud“
• Indique la fecha en la que se va a “Preparar el pago” (cheque o transferencia al socio)
• Indique la “Fecha de 1° descuento“. Es importante considerar que para nóminas quincenales debe usar fechas como 15 o último de mes (no 30 en los casos de meses que tienen 31 días)
• Si el préstamo va a ser deducido por otro sistema y no por el módulo de nómina de Figs, active la casilla de verificación: “Deducir por nómina externa“. Solo los préstamos que se registran a empleados de la cooperativa y que son deducidos en el módulo de nómina de Figs no requieren que se le active este campo
• Haga clic en el botón “Grabar” y posiblemente recibirá un recordatorio de que la solicitud requerirá de “Aprobación”, si así fue marcado en la configuración del producto o servicio financiero

IMPRESION DE DOCUMENTOS PARTE DEL EXPEDIENTE

• Luego de grabarse la solicitud, se abre la ventana que muestra la planilla de la misma. Haga clic en el botón “Imprimir“
• También puede imprimir el estado de cuenta del socio para el momento de su solicitud, seleccionando la opción “Estado de cuenta” que se encuentra a la derecha del botón de impresión
• Es necesario también imprimir la tabla de cuotas del préstamo, por lo que debe hacer clic en el botón “Cuotas…” y en la ventana que abre, clic en el botón “Imprimir…“

Luego de cerrar todas las ventanas, se limpiará la ventana de solicitudes para la carga del próximo registro.

Los refinanciamientos suceden cuando un socio tiene un préstamo activo y desea cambiar las condiciones del mismo dentro de las políticas de la cooperativa.

TIPOS DE REFINANCIAMIENTOS

• SOLICITUD DE MAS DINERO: Es el caso mas común y es cuando un socio aún sin haber pagado la totalidad de un préstamo X, desea solicitar un nuevo préstamo de este mismo tipo. El monto “Capital” no pagado de préstamo vigente, se “Capitaliza” a la nueva solicitud y es sobre este nuevo total que el sistema calcular los intereses de financiamiento y las cuotas a pagar
• ABONO A CAPITAL: Es cuando el socio desea abonar a capital para rebajar su cuota o el plazo de algún préstamo X. En este caso, se debe colocar en el campo “Monto solicitado” un valor en NEGATIVO. Ahí podrá ver que el monto capitalizado (saldo del préstamo actual) sumado a este monto negativo, da como resultado un monto menor, sobre el cual se calculará el nuevo plazo e intereses de financiamientos
• UNIÓN/CAMBIO DE TIPO DE PRÉSTAMOS: En este caso, la solicitud debe ser del producto X que el socio desee como resultante de la unión, luego en la pestaña “Capitalización”, podrá elegir los tipos de préstamos “Y” y “Z” que desee unificar en este nuevo producto “X”. El sistema tomará el saldo capital de los productos seleccionados que tenga el socio y el total será el que se use como base para los datos indicados en la 1° pestaña con los datos de la solicitud del producto “X”. Es opcional que el socio abone a capital (-) o solicitde mas dinero (+) como parte de este proceso de unión, y este monto es considerado en el “Total a financiar”
• CAMBIO DE PLAZO: Aplica en los casos en donde el socio solo desea disminuir o incrementar el plazo de algún préstamo vigente que tenga, sin que esto requiera de indicar algún monto solicitado, esto genera como resultado un monto de cuota superior o inferior al definido en el préstamo vigente

IMPORTANTE: En cualquiera de los casos planteados anteriormente, el préstamo vigente seguirá siendo el vigente hasta tanto no se liquide la nueva solicitud. Será en este último momento, en el que la nueva solicitud pase a ser el préstamo vigente y el préstamo anterior pasa a inactivo (podrá volver a ser activo, si la liquidación de la nueva solicitud es anulada, eliminiada o reversada).

Luego de haber sido registrada la solicitud de préstamo, el comité de crédito realiza las evaluaciones respectivas para determinar si aprueba o rechaza el préstamo. Esta es una actividad que se realiza con el expediente físico del préstamo y una vez decidido la viabilidad o no del préstamo, hay que registrar esta decisión en Figs de la siguiente manera:

• Clic en el menú Personal > Cooperativas > Préstamos
• Clic en el botón Actualizar de la barra de herramientas y aparecerá en el listado, aquellas solicitudes (con fecha de aprobación o no) que estén pendiente de liquidación
• Marque la casilla de verificación de la solicitud que desea aprobar (o rechazar) y haga clic en el botón “Aprobar” en caso tal de que esta sea la acción a tomar o en “Rechazar” en caso contrario
• Una vez que confirme la fecha de aprobación o rechazo, notará que este dato aparece en la lista de solicitudes
• Ya la solicitud esta lista para ser liquidada en bancos

Luego de haber sido aprobado el préstamo, el siguiente paso es la liquidación de dicha solicitud con alguna de las cuentas de banco o caja que tenemos creada previamente. Una vez que una solicitud de préstamo es liquidada pasa a ser un “Préstamo Activo“, antes de eso, es solo una solicitud que no tienen ningún tipo de efecto en el estado de cuenta del socio.

PROCEDIMIENTO

• Clic en el menú Bancos > Pago de solicitudes de cooperativa
• De la lista superior izquierda, seleccione la 1° opción “Pago de solicitudes (Préstamos/Retiros en CHEQUE)“
• Haga clic en el botón “Actualizar” de la barra de herramientas y se mostrarán en el listado aquellas solicitudes “Aprobadas” cuya fecha de “Preparar pago el” indicada en la solicitud se encuentre dentro del periodo de fechas indicado
• Marque la casilla de verificación de aquellas solicitudes que desee liquidar
• Haga clic en el botón “Generar movimiento en banco…“
• En la ventana que aparece, seleccione la caja o banco contra la cual desea liquidar esta solicitud. Indique los demás datos requeridos y finalmente haga clic en el botón “Proceder“
• Imprima el comprobante del egreso (o cheque) y anexelo al expediente del préstamo para su la solicitud de firma y posterior entrega al socio

TIPOS DE LIQUIDACIONES

Las solicitudes de préstamos pueden tener distintos tratamientos, según el tipo de préstamo y la acción solicitada por el socio. Dependiendo de esto, el usuario deberá seleccionar la caja o banco que aplique al caso:

• CON CHEQUE O TRANSFERENCIA A NOMBRE DEL SOCIO: Es el caso mas común y es cuando hay que realizar un egreso por cheque o transferencia al socio por el monto solicitado
• CON DEPÓSITO HECHO POR EL SOCIO: Es cuando el monto indicado en la solicitud de préstamo es en “Negativo” y por ende reduce el “Saldo a financiar” del préstamo activo del socio. Estas solicitudes con montos negativos, en lugar de generar un egreso de banco o caja, generan un “Ingreso” generalmente con la forma de pago: DEPOSITO
• CONTRA LOS AHORROS DEL SOCIOS: Sucede cuando el socio desea abonar o pagar el saldo de algún préstamo activo. Al igual que el caso anterior, el monto en la solicitud es en negativo, y al momento de liquidar se debe escoger alguna caja identificada como: “Ahorros de los socios“. Este proceso de liquidación generará una salida de los ahorros del socio que se verá reflejada en su estado de cuenta
• GENERANDO UNA CUENTA POR PAGAR A UN PROVEEDOR: Sucede cuando el socio acude a un proveedor el cual tiene algún acuerdo con la cooperativa en donde los socios llevan la copia de su solicitud de préstamo autorizada (como orden de compra) para adquirir bienes o servicios. En este caso, se debe liquidar contra una caja identificada como: “Anticipo a proveedores” y cuyo nombre corresponda al proveedor respectivo. Estos anticipos posteriormente serán los que se apliquen a la factura que entregue dicho proveedor con respaldo de todas las ordenes de compra presentadas por los socios
• SIN EFECTO MONETARIO: Sucede cuando el monto solicitado es CERO (0), y esto sucede cuando el socio lo que necesita es “Cambiar el plazo” del saldo capital que tiene pendiente o cuando desea unificar varios tipos de préstamos en uno (1). Al momento de liquidar este tipo de solicitudes, puede elegir cualquier banco o caja (que no sea de ahorros), ya que no tendrá ningún efecto monetario por ser el monto solicitado igual a cero (0)

Dependiendo de los estatutos de la cooperativa, los socios deben depositar al inicio o periódicamente aportes a la misma. Adicionalmente puede realizar depositos de ahorros extraordinarios los cuales podrán ser retirados total o parcialmente en cualquier momento por el socio. Estos aportes y ahorros se consideran parte del patrimonio del socio que a final de año generan dividendos y también sirven como garantía para la solicitud de préstamos.

IMPORTANTE: Los aportes y ahorros como servicios financieros deben estar previamente configurados para poder realizar este tipo de registros.

DEPÓSITOS

• Haga clic en el menú “Personal > Cooperativa > Depósitos“
• Haga clic en la etiqueta azul “Buscar socio” y localice al socio al cual desea registrar el depósito
• Seleccione el concepto (Aporte o Ahorro)
• Indique el monto a depositar
• Haga clic en el botón “Grabar“
• En la ventana que aparece, seleccione la caja o banco contra la cual desea registrar este depósito. Indique los demás datos requeridos y finalmente haga clic en el botón “Proceder“
• Imprima el comprobante del ingreso en original para el socio y copia para su cuadre/cierre de caja

Solo los “Ahorros Extraordinarios” son retirables de manera parcial o total por parte del socio, manteniendo activa la relación entre este y la cooperativa. Cuando el retiro es de los “Aportes”, solo se admite de manera total y esto representa la salida del socio de la cooperativa.

IMPORTANTE: Solo se podrán retirar los ahorros o aportes que estén “disponibles“, ya que pueden existir préstamos garantizados por estos ahorros y los mismos hayan bloqueados total o parcialmente, liberandose gradualmente a medida que el socio vaya pagando dicho préstamo.

RETIROS

• Haga clic en el menú “Personal > Cooperativa > Retiros“. Aparecerá la ventana de solicitudes de retiros de aportes y ahorros
• Haga clic en el botón “Nuevo” de la barra de herramientas
• Haga clic en la etiqueta azul “Buscar socio” y localice al socio al cual desea registrar el retiro
• Indique las fechas de solicitud y preparación del pago
• Luego seleccione el producto o servicio financiero (Aporte o Ahorro) que desea retirar y aparecerá en el campo amarillo, el monto disponible que tiene el socio para retirar en ese concepto
• Confirme el método de liquidación (Cheque o transferencia)
• Haga clic en el botón “Grabar” y se abrirá la ventana de la planilla de solicitud, la cual deberá ser impresa y anexada al expediente de la solicitud

Cuando un socio de la cooperativa fallece y el mismo tiene préstamos activos por un monto superior al de sus ahorros, ese excedente posiblemente esté cubierto por algún seguro de vida cuyo beneficiario es la cooperativa, el procedimiento a seguir es el siguiente:

• Debe existir una caja asociada a una cuenta contable: SEGUROS DE VIDA POR PAGAR A HEREDEROS (SxPH)
• Cuando el seguro liquide la políza al beneficiario (la cooperativa), se debe registrar una transferencia de caja a banco entre la CAJA SxPH y el BANCO, esto hará que se registre contablemente un crédito a la cuenta contable de SxPH.
• Ir al préstamo y saldarlo contra esta caja de SxPH, esto hará que se registre contablemente un débito. Quedándole un saldo a la cuenta contable de SxPH que será el que se le liquide a los herederos.
• Ahora el socio tiene balance solo en 2 cuentas contables: AHORROS y SxPH, pueden escoger cualquiera de las 2 siguientes modalidades para su liquidación:
• Emitir 1 solo cheque por ambos conceptos:
  • Se debe crear un AHORRO voluntario del socio que se liquidará contra la CAJA SxPH, por el monto remanente que le quede a esta cuenta contable. Esto hará que ahora en los ahorros esté todo el monto a liquidar
  • Simplemente se registra una solicitud de RETIRO TOTAL al socio, “a nombre de” los herederos y liquidar contra el banco de su preferencia.
• Emitir 2 cheques, 1 por cada concepto:
  • Primero se debe una transferencia (cheque) de BANCO a CAJA SxPH, indicando como beneficiario a los herederos
  • El segundo cheque se origina del RETIRO TOTAL del socio, cuya solicitud sale “a nombre de” los herederos

RECUERDE: Los ahorros o préstamos se afectan siempre contra registros que estén en el módulo de BANCO/CAJA, por lo que si desean afectar un préstamo contra una cuenta contable X, deben crear una CAJA asociada a esa cuenta contable X y liquidar la operación de ahorros o préstamos contra esta caja X.