Manuales y herramientas

Para poder registrar un contrato o tener el control de los pagos por cuotas de los clientes, es necesario configurar los planes de financiamientos como un ítem de Servicio.

Crear Plan de Financiamiento:

• • Haz clic en el menú “Ventas > Productos y servicios”
  • La ventana que aparece tiene 2 secciones: una a la izquierda con las categorías de productos o servicios y otra a la derecha con el contenido de la categoría seleccionada a su izquierda.
  • Haz clic en el botón “Nuevo” de la barra de herramientas
  • En la ficha de productos los campos obligatorios son:
    • El código (campo amarillo), que predeterminadamente es un valor secuencial y numérico, pero puede usar códigos manuales si activa la opción “Código de productos y servicios manual” en el menú “Herramientas > Opciones generales”, pestaña “Parámetros”.
    • En la descripción coloque el nombre de Plan de Financiamiento
    • Selecciones la categoría general que trae predeterminado el sistema o cree la categoría adicional que necesite.
    • Haz clic en “Grabar “.
    Es Importante mencionar que predeterminadamente el check 

“Permite inventario” 

• esta desmarcado, lo que hará que el registro en cuestión no afecte el inventario o se considere fiscalmente es un “Servicio”.(dejar como predeterminado en “Servicio”).

Buscar el servicio o Plan de Financiamiento ya creado para continuar con la configuración:

• • En la ventana “Ventas > Productos y servicios”, sobre la sección derecha encontrarás un campo de fondo amarillo en donde podrás escribir partes de texto y posteriormente presionar la tecla {ENTER} para que se realice la búsqueda. En la sección de abajo, se mostrarán los resultados de la búsqueda
  • Figs® busca en todos los campos de la ficha de servicios ya creados: código, descripción, comentarios, etc.
  • Importante: Si en la lista izquierda tienes seleccionado alguna categoría, la búsqueda se realizará solo bajo esa categoría
  • Una vez identificado el servicio o el Plan de Financiamiento, haz 2clic sobre este para que se abra su ficha y una vez dentro presione el botón de “Planes”. (Se abrirá una ventana con los listados de los planes a registrar)
  • Haz clic en el botón de “Agregar…” (Se abrirá otra ficha para crear los diferentes Planes de Financiamientos).
  • En la descripción coloque el plan de financiamientos, luego el monto a financiar, el porcentaje el Impuesto, el plazo o cuotas.
  • Haz clic en el botón de “Aceptar”

Nota: Si necesitas crear más de dos planes de financiamientos solo repites estos últimos tres pasos.

Ya previamente configurado el plan de financiamiento se puede proceder a registrar los diferentes contratos.

• Haz clic en “Ventas > Otras funciones >Contratos”
• Haz clic en “Nuevo”. Se abrirá la Ventas de contratos.
• Seleccione le Tipo de Contrato.
• Fecha Venta: Indica la fecha de la venta.
• Fecha 1° cuota: Indica la fecha en la que deberá ser emitida la primera cuota.
• Fecha Recepción: Indica la fecha de recepción del contrato.
• En el campo de Contrato N° (campo amarillo), se le genera automáticamente un numero de contrato. Que predeterminadamente es un valor secuencial y numérico.
• En el campo de “Titular”, Coloque el cliente el cual se le va generar el contrato.
  • Puede realizar búsquedas del cliente colocando 3 letras inicial del nombre o presionando el recuadro de los dos puntos seguidos para abrir una ventana de búsqueda de cliente. Indicando un texto de búsqueda en el 1° campo (Buscar cliente) y luego presionando la tecla {ENTER}. Una vez seleccionado al cliente. haga clic en el botón “Aceptar”. También puede buscar un cliente indicando directamente su código en este primer campo y presionando {ENTER}.
  • Si es un cliente nuevo, presione el recuadro de los dos puntos seguidos para abrir una ventana de búsqueda de cliente.
  • Haz clic en el botón de “Creación Avanzada” o el botón de “Creación Básica“.
• En el campo de “Facturar a “, Coloque el cliente el cual se le va generar el contrato. (repita los 4 pasos anteriores igual como el del campo de “Titular”..
• Haz clic en botón de “Buscar Plan…”, Indicando (campo amarillo) el nombre del plan o presionado el botón de “Buscar” para que aparezca el listado de los planes creados. Una vez seleccionado el plan, haz clic en el botón “Aceptar”.
• Después de haber aceptado el plan en la ficha del contrato presiona el botón “Aceptar”
Después le des a grabar aparecerá otra pantalla la cual tendrás que cerrar.

En este proceso de facturación se realiza después de registrar el plan de financiamientos y el contrato al cliente

• Haz clic en “Ventas > Otras funciones >Contratos”
• Haz clic en el icono de Actualizar que está en el menú principal
• Selecciona el contrato a factura y haz 2clic en el.
• En la ficha o ventana del contrato presiona el botón de Ver Cuotas
• En la ventana de Cuotas selecciona la primera cuota del monto inicial
• Haz clic

Cuando el contrato es creado por primera vez el sistema genera una serie de cuotas dependiendo de la configuración del Plan de financiamientos.

En este proceso de factura las cuotas se realiza de la siguiente forma:

• Haz clic en “Ventas > Otras funciones >Contratos”
• Haz clic en el icono de “Actualizar” que está en el menú principal
• Selecciona el contrato a factura las cuotas y haz 2clic en el.
• En la ficha o ventana del contrato presiona el botón de “Ver Cuotas”
• En la ventana de Cuotas del contrato, seleccione con un cotejo o check que se encuentra a lado de la columna de fecha la cuota o las cuotas a facturar.
• Haz clic en Cobrar cuotas
• El sistema le preguntara: Seguro de emitir con fecha de hoy el documento:
• ¿Desea imprimir el documento? Si o No.

Se puede anular un contrato cuando por ejemplo, el contrato ya dejar de percibir algún pago de cuotas se puede desactivar presionando el botón que se encuentra dentro de la ficha del contrato.

• Haz clic en “Ventas > Otras funciones >Contratos”
• Haz clic en el icono de “Actualizar”que está en el menú principal
• Selecciona el contrato al cual se va a desactivar o anular y haz 2clic en el.
• En la ficha o ventana del contrato presiona el botón de “Desactivar…”
El sistema le preguntara: Este Contrato tiene documentos pendientes que puede alterar el saldo a reversar. Por favor, anule o cancele estos documentos antes de continuar.
• Haz clic el botón para “Desactivar… “. El sistema le preguntara: Esta seguro que desea Desactivar el N° de Contrato. “Si” o “No”. Aparecerá una ventana de Nota, para que coloque algún cometario de la Anulación.
• Haz clic el botón para “Proceder… “.

Se puede configurar diversos formatos de impresión para los diferentes tipos de plantillas de contratos, se debe incluir las variables del sistema en el documento Word, de modo que al imprimir el contrato, este incluirá todos los datos del cliente.

• Haz clic en “Ventas > Otras funciones >Contratos”
• Haz clic en el icono de “Actualizar”que está en el menú principal
• Selecciona el contrato el cual se va a imprimir y haz 2clic en el.
• En la ficha o ventana del contrato presiona el botón de ” Imprimir”.
Se Abrirá una nueva ventana para poder crear el formato de impresión.
• Haz clic en “Crear o Editar plantilla”. Se Abrirá una nueva ventana de la biblioteca donde se creará una plantilla de Word para la impresión automática del contrato.
• Haz clic en el botón de “índice de variables…” Se Abrirá una nueva ventana para poder copiar las diferentes variables con sus respectivas descripción o significado.
Estas Variables al copiarlas con las teclas CTRL+C y pegarlas con las teclas CTRL+V en su plantilla de word (El contrato predefinido que ya tengan en Word), al imprimir esta plantilla se mostrara los datos ya creados en el sistema Figs®. Después cierre y guarde la plantilla en una carpeta de su PC.
• “Título del Documento”: coloque el nombre del contrato.
• “Destinado para el uso en”: esto es para el Modulo el cual este trabajando. (dejar el de Contratos).
• Haz clic en el recuadro de los tres puntos seguidos que está en el campo de “Seleccione un archivo”: Busque la plantilla donde se modificó y guardó las variables para la impresión del contrato.
• Seleccione el título del Documento que se guardó.
• Tiene tres opciones en “Acción a realizar” para poder ver la plantilla.
• Haz clic en el botón “Imprimir”.

Permite cambiar la titularidad total o parcial de este contrato para otro cliente.

• Haz clic en “Ventas > Otras funciones >Contratos”
• Haz clic en el icono de “Actualizar”que está en el menú principal
• Selecciona el contrato al cual se va a “Transferir titularidad” y haz 2clic en el.
• En la ficha o ventana del contrato presiona el botón de “Transferir titularidad … “.
Se Abrirá una nueva ventana para el cambio de la titularidad del contrato.
• Haz clic en “Titular” y el “Facturar a “, para cambiar al cliente del contrato
• Seleccione la Fecha correspondientes.
• El producto que es el plan de financiamientos.
• Haz clic en “Proceder “. El sistema le preguntara: Está seguro que desea transferir este documento los registros indicados? Si o No.