Manuales y herramientas

Figs FastFood

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Configuración del POS para Restaurantes

  • Haz clic en el menú “Herramientas > Opciones del punto de venta”
  • Haz clic en la pestaña “Restaurante”
  • Active la casilla de verificación “Interfaz de fast food predeterminado” y usar áreas y mesas para registros de pedidos. (las demás casillas son opcionales dependiendo del cliente)
  • Haz clic en la pestaña “General”
  • Haz clic en el botón “Parametros exclusivos de este PC..”
  • Seleccione el tipo de documento de la lista: “Tipo de documento para ventas en espera”
  • Haz clic en el botón “Aceptar” para guardar los cambios.
  •  

Apertura de caja (Opcional)

Está opción sirve para llevar el control del “fondo de caja”, “la fecha y la hora” del inicio de las ventas.

Configuración de la apertura de caja

  • Haz clic en el menú “Herramientas > Opciones del punto de venta”
  • Haz clic en la pestaña “General”
  • Active la casilla de verificación “Requiere apertura y cierre de caja”
  • Haz clic en el botón “Aceptar”

Registro de la apertura de caja

    • Haz clic en el icono de “Punto de ventas” (POS) o desde el menú “Ventas>Punto de ventas”.
    • Al abrir el punto de venta (POS) por primera vez, el sistema abrirá la ventana de “Apertura de caja”
    • Indique el desglose del dinerode (fondo de caja) en las casillas donde se coloca los totales de efectivo.
    • Haz clic en el botón “Imprimir y Abrir caja”, ese efectivo indicado se registrará luego en la casilla donde dice “Fondo de caja”. al realicaer el cierre de caja
    • El sistema le solicitara una Contraseña y coloque la misma que tiene para iniciar el Figs®
    • Luego seleccione la impresora de ticket que tenga instado en Windows, para la emisión del comprobante de Apertura de caja. Si no desea imprimirla solo presione cancelar.

Nota:

     Esta ventana no aparece, cuando se usan impresoras fiscales.
  • Se abrirá el (POS) y listo para empezar a registras las ventas del día.

Configuración de mesas (Opcional)

Después de haber configurado el “Punto de ventas” (POS) a modo fast food (Restaurante), esta es la segunda face que tienes que configurar en el área de ambiente y mesas, para poder comenzar con las ventas correspondientes.

Configuración de mesas

    • Haz clic en el icono de “Punto de ventas” (POS) o desde el menú “Ventas > punto de ventas”.
    • Luego clic en el icono de “Mesas…”, aparecerá una ventana llamada “Listado de ambientes”.
    • Haz clic en las letras azules donde dice “Ambiente” aparecerá una ventana llamada “Áreas”

Llene los siguientes cam(POS): ejemplo Mesa

  • Nombre del área: Mesa
  • Desde el N° de mesas: 1
  • Cantidad de mesas a crear: 10
  • Cantidad de mesas por líneas: 10
  • Prefijo a usar: Mesa
  • Agregar recargos por el: ejemplo(+10% de Ley o Sin Recargos)
  • Haz clic en el botón Grabar y Después al botón Cerrar

Realizando estos pasos se va a generar una nueva área de mesas. Si quiere registrar otras áreas y mesas solo repitas los pasos ya antes mencionados.

Abrir una cuenta

Este paso es solo para tener el control de los clientes que están llegando y solicitan los servicios, se creará una cuenta donde el cliente puede seguir pidiendo durante su permanencia en el local, para (POS)terior se le facturará lo consumido.

Para abrir una “cuenta” o nueva “orden” previamente debe estar ya configurada las mesas o áreas.

    • Haz clic en el icono de “Punto de ventas” (POS) o desde el menú “Ventas>Punto de ventas”.
    • Haz clic a unas de las mesas, esto automáticamente se genera una nueva “cuenta” o nueva “orden” donde podrás visualizar el numero en el recuadro que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla con unos seis (6) dígitos.
    • Seleccione los productos o ítems que solicito el Cliente
    • Una vez terminado de incluir todos los productos, haz clic en el botón “Cerrar” para poder crear una nueva “cuenta” o nueva “orden”.

Nota: Al cerrar la mesa tendra un color amarillo representado que la “Cuenta esta Abierta”. Si desea abrir una nueva cuenta, repita los 3 pasos anteriores, para la una nueva “cuenta”

Dividir una cuenta

Dividir la cuenta es cuando el cliente Solicite poder pagar entre dos o mas personas y se realicen en facturas diferentes. Para dividir una Cuenta que ya tiene varios ítems o un solo ítem pero con más de dos cantidades, realice lo siguientes:

  • Haz clic en el Icono de “Punto de ventas” (POS) o desde el menú “Ventas>Punto de ventas”.
  • Haz clic en unas de las mesas y se abrirá una nueva cuenta.
  • Seleccione los productos o ítems que solicito el Cliente.
  • Haz clic en los ítem (producto) o en el ítem el cual va a dividir solo el monto.
  • Haz clic en el botón que se llama “ítems”, Ubicado en la Parte superior Izquierda de la pantalla.
  • Se abrirá una ventana que se llama cambio de ubicación. Selecciona el área y Mesa que esté disponible y se abrirá una nueva “cuenta” o nueva “orden”
  • Luego realice el proceso de facturación por individual.

Impresión de la comanda

La comanda es el soporte documental o vale que se imprime cuando el cliente solicite los productos o los ítems para la preparación de su pedido a la cocina. Para su configuración debe estar instalada los drivers de la impresora de Windows.

Para la configuración de la impresora de comanda

    • Haz clic en el menú “herramientas > opciones del punto de venta”
    • Haz clic en la pestaña “restaurante” y active unas de las dos opciones siguientes:
    • Active la casilla: “Imprimir comandas con todo el pedido en las impresoras respectivas (en caso contrario, será solo los ítems que correspondan al área)
    • Active la casilla: “Enviar comandas a las impresoras indicadas en las categorías de productos”. Se imprimirá todo lo que pertenezca en dicha categoría.
    • para este punto de configuración es ir a 

“Ventas>Productos y servicio”.

  • selecciones las letras azueles donde dice “Categorías”
  • Haz clic en la categoría y seleccione la “Impresora de comanda” (ya configurada desde Windows).
  • Haz clic en “Grabar” y luego “Cerrar”

Ya instalada y configurada la comanda se utiliza de la siguiente forma:

  • Haz clic en el Icono de “Punto de ventas” (POS) o desde el menú “Ventas>Punto de ventas”.
  • Haz clic en unas de las mesas y se abrirá una nueva cuenta.
  • Seleccione los productos o ítems que solicito el Cliente.
  • Haz clic en el botón de la comanda “cmda”que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla en la columna de los botones.
  • Selecciones la impresora de tickets previamente instalada en Windows

Impresión de la cuenta

Esta opción es para poder imprimir y darle al cliente lo consumido antes de facturar. Es el mismo procedimiento de Abrir una cuenta:

    • Haz clic en el Icono de “Punto de ventas” (POS) o desde el menú “Ventas>Punto de ventas”.
    • Haz clic en unas de las mesas y se abrirá una nueva cuenta.
    • Seleccione los productos o ítems que solicito el Cliente.
    • Haz clic en el botón de “Cuenta” ,ubicado en la parte inferior izquierda antes del boton de “Grabar”

Nota:

    •  cerrará automáticamente y tendrá un color rojo representado que la 

“Cuenta esta impresa”.

  • Selecciona la impresora de ticket, para después ser entregado al cliente.

Facturar una cuenta

    • Haz clic en el Icono de “Punto de ventas” (POS) o desde el menú “Ventas>Punto de ventas”.
    • Haz clic en unas de las mesas y se abrirá una nueva cuenta.
    • Seleccione los productos o ítems que solicito el Cliente. Se mostrara el total afecturar en la parte inferior izquierda cerca del botón “Guardar”
    • Una vez terminado de incluir todos los productos, haz clic en el botón “Guardar”

Se abrirá la ventana de datos del cliente en donde habrá 2 grupos de botones:

      • SIN ID: Hacer clic en el botón “Factura de consumo” registra la venta con un cliente genérico (1 – CLIENTE DE CONTADO) y pasa luego a la fase de pago.
      • CON ID: En cualquiera de las 3 opciones que elija, el sistema expandirá la ventana hacia la derecha para permitirle indicar el tipo de documento y el cliente específico con datos básicos
    • Haz clic en el botón “Proceder” para continuar con el registro del pago, o “Cancelar” para volver a la ventana de detalles de la venta
    • También puede buscar un cliente indicando directamente su código en este primer campo y presionando {ENTER}
    • Si es un cliente nuevo, deje el código del cliente en blanco (para tomar un correlativo) e indique la Razón Social o nombre del cliente. La cédula o RNC/RIF/RUT es requerida solo si el tipo de documento seleccionado lo exige.
    • Haz clic en el botón “Proceder” para continuar con los pasos que a continuación se detallan

Registro del pago de la venta

      • Seleccione la forma de pago (Efectivo, Tarjeta, etc.)
      • Indique el monto recibido en esa forma de pago y presione 2 veces la tecla {ENTER} (o Haz clic en el botón Agregar pago)
      • Repita los 2 pasos anteriores por cada forma de pago entregado por el cliente hasta saldar la factura

Si la venta es a crédito

      • Importante: Para esta función se requieren permisos especiales
      • Haz clic en el botón “[F9] Venta a Crédito” y el sistema le preguntará la cantidad de día de crédito que desea otorgar. Predeterminadamente verá la cantidad de días de crédito que este cliente tiene asignado en su ficha
      • Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar los días y la factura se emitirá con la condición a crédito

Si solo una parte de la venta es a crédito

      • Primero registre la porción que el cliente esta adelantando
      • Luego realice los pasos de la venta a crédito con el saldo pendiente que le quede a la misma

Una vez terminado el proceso de pago, se emitirá la factura por la impresora predeterminada y se muestra una ventana con el cambio que debe recibir el cliente de su monto total pagado.

Devoluciones

Las devoluciones se registran de facturas de venta previamente cargadas a un cliente. la devolución puede ser total o parcial de los productos vendidos, y en caso de haber productos que afecten inventario, los mismos retornarán al almacén de donde fueron despachados en venta.

Crear una devolución (Notas de Creditos)

  • Haz clic en el Icono de “Punto de ventas” (POS) o desde el menú “Ventas>Punto de ventas”.
  • Haz clic en unas de las mesas y se abrirá una nueva cuenta.
  • Haz clic en el botón “Devoluciones” NC Devoluc.
  • , se encuentra como el primer botón en la parte superiro derecha de los demas botones
  • Seleccione el tipo de documento, luego indique el número del mismo y presione {Enter}, verá debajo los montos y datos del cliente de esa factura.
  • Debajo, verá 2 botones:
    • Devolver todo: (predeterminado) Hará una devolución total de los ítems en el documento de venta
    • Devolver algo especifico: En donde se abrirá una sección a la derecha de la ventana donde podrá seleccionar de la lista superior cualquier ítem y luego hacer clic en el botón “Devolver >>”, lo que hará que pase a la lista inferior. si desea cambiar la cantidad del ítem a devolver, Haz doble clic sobre el ítem en la lista inferior y se le pedirá que confirme la cantidad luego, puede indicar un comentario de la devolución
  • Finalmente haz clic en el botón “proceder”, donde se le pedirá que indique su clave para determinar si tiene los permisos necesarios para esta actividad y si la factura aplicada era de contado, luego se le hará la pregunta: ¿se devolverá dinero?, en donde:
    • Si devuelve el dinero: Se hará un retiro o egreso de caja por el monto total de la devolución y la nota de crédito emitida deberá ser retenida por el usuario emisor
    • Si no lo devuelve: La nota de crédito emitida podrá ser entregada al cliente para que este la use como forma de pago en futuras facturas. la misma quedará visible en los estados de cuenta del cliente mientras le quede saldo pendiente por aplicar

Ventas por cortesía

Se encuentra después de seleccionar una mesa y al asignar el producto o servicio para ser entregado al cliente sin recibir pago alguno.

  • Haz clic en el Icono de “Punto de ventas” (POS) o desde el menú “Ventas>Punto de ventas”.
  • Haz clic en unas de las mesas y se abrirá una nueva cuenta.
  • Seleccione los productos o ítems que solicito el Cliente.
  • Haz clic en el botón de “cortesia” que se encuentra en la columna de botones en la parte izquierda de la pantalla entre el botón de “%de descuento” y el botón de “buscar”

Al presionarlo el sistema le advertirá lo siguiente:

  • Esta acción saca de su almacén los productos (que permiten inventario) que se encuentra en esta orden, si generar una factura de ventas”. “esta seguro que desea continuar?” este botón de cortesía permite mover el inventario sin afectar el ingreso de la caja.

Delivery

Para la configuración y manejo para este servicio es del mismo procedimiento de crear “Mesas”. solo es colocar el nombre del ambiente o área como “Delivery”

    • Haz clic en el icono de “Punto de ventas” (POS) o desde el menú “Ventas > punto de ventas”.
    • Luego clic en el icono de “Mesas…”, aparecerá una ventana llamada “Listado de ambientes”.
    • Haz clic en las letras azules donde dice “Ambiente” aparecerá una ventana llamada “Áreas”

Llene los siguientes campos: ejemplo Delivery

  • Nombre del área: Delivery
  • Desde el N� de mesas: 1
  • Cantidad de mesas a crear: 10
  • Cantidad de mesas por líneas: 10
  • Prefijo a usar: Delivery
  • Agregar recargos por el: ejemplo(+10% de Delivery o Sin Recargos)
  • Haz clic en el botón Grabar y Después al botón Cerrar

Realizando estos pasos se va a generar una nueva área de mesas llamada Delivery

Otros ingresos y egresos de la caja

Cada cajero puede registrar un ingresos o egresos por otros conceptos que no sean las ventas de contado, por lo que se agregaron las siguientes opciones para facilidad del usuario y su reporte en el cierre del (POS).

  • Haz clic en el Icono de “Punto de ventas” (POS) o desde el menú “Ventas>Punto de ventas”.
  • Haz clic en unas de las mesas y se abrirá una nueva cuenta.
  • Haz clic en el botón “Ingresos & Egresos”, se abrirá una ventana.

Al hacer clic arriba en el botón de “Ingresos”, se habilitará el botón de Cobros de crédito:

El botón de Cobros de crédito: Permite al cajero recibir y registrar cobros de ventas a crédito.

      • En el campo de fondo amarillo, indique parte del texto de busqueda para ubicar al cliente y presione {enter}. en la ventana de busqueda Haz 2clic sobre el cliente al cual desea registar el cobro
      • La caja asignada a su usuario para operar en el (POS), será la que aparezca de manera predeterminada, al igual que la fecha de registro
      • Indique la forma de pago y opcionalmente puede indicar un número de referencia y algún comentario sobre el cobro
      • Marque la casilla de verificación de aquellas facturas que desee afectar en el cobro
      • Confirme el monto en el campo “Monto total abonado”. cualquier diferencia que indique en el total calculado, será aplicado a la última factura del grupo marcado
      • Haz clic en el botón “proceder”
      • Al terminar, se abrirá la ventana de selección de impresora para elegir el dispositivo para la emisión del comprobante

El botón de Agregar otros: Permite registar otros ingresos por parte del cajero.

    • Seleccione el “Concepto”, el tipo de documento, motivo y monto afectado
    • Haz clic en el botón “proceder”
    • Al terminar, se abrirá la ventana de selección de impresora para elegir el dispositivo para la emisión del comprobante

Al hacer clic arriba en el botón de “Egresos”, se deshabilitará solamente el botón de Cobros de crédito

El botón de Agregar otros: permite registrar otros egresos o gastos por parte del cajero.

    • Seleccione el “concepto”, el tipo de documento, motivo y monto afectado
    • Haz clic en el botón “proceder”
    • Al terminar, se abrirá la ventana de selección de impresora para elegir el dispositivo para la emisión del comprobante

Cierre de caja (Opcional)

Al terminar la jornada el punto de venta (POS), es recomendable imprimir el cierre con el resumen del día o del periodo de ventas

Registro del cierre de caja

    • Haz clic en el Icono de “Punto de ventas” (POS) o desde el menú “Ventas>Punto de ventas”.
    • En el (POS), haz clic en el icono “Cierre de caja”, ubicado en la parte superito del (POS) con los demas botones antes de seleccionar unas de las mesas o áreas.
    • Indique el desglose del dinero en efectivo las casillas donde se coloca los totales de efectivo, el total en tarjeta de crédito y de otras formas que haya recibido ingresos o pagos.
    • Haz clic en el botón “Imprimir y Cerrar caja”, el sistema le solicitara una Contraseña y coloque la misma que tiene para iniciar el Figs®
    • Luego seleccione la impresora de ticket que tenga instado en Windows, para la emisión del comprobante de cierre de caja.

Nota:

    Esta ventana no aparece, cuando se usan impresoras fiscales.

Importante: El cierre de caja se realiza por usuario, y los resúmenes que muestra este cierre son de las transacciones registradas por el mismo.

Preguntas frecuentes en personal

***Como puedo pasar productos mal cargados de una mesa o cuenta a otra