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Generales de Figs

Generales de Figs

Introducción y esquema general de Figs

Figs es una amigable e intuitiva aplicación que gestiona los recursos de las empresas (ERP) a través de diversos módulos que cubren las áreas administrativas, operativas y contables de su empresa.

Predeterminadamente, la base de datos de su empresa es creada y hospedada en la nube, pero bien puede ser descargada e instalada en sus servidores en caso de que así lo desee. Para ello, deberá contactar al distribuidores Figs® mas cercano a su localidad.

Mantener la base de datos de su empresa en la nube le brinda muchos beneficios, como actualizaciones periódicas, respaldos automáticos, mayor seguridad de su información, accesibilidad para todos sus usuarios desde cualquier lugar o dispositivo y asistencia mas oportuna en la resolución de cualquier caso que se le presente.

Instalación del software

  • Regístrese en http://figs.software
  • Inicie sesión y haga clic en el botón “Crear una empresa“
  • Llene los datos requeridos en el formulario y luego haga clic en el botón “Crear empresa“. (Recuerda la “Clave de acceso” ya que será la clave del usuario: OFICINA que es el usuario master del sistema)
  • Luego, haga clic en el botón “Descargar Figs®” para instalar la versión de escritorio (Basada en Windows®)
  • Ejecute el programa de instalación
  • Al terminar la instalación, busque el icono de Figs en el menú Inicio de Windows® y ejecute la aplicación
  • En la ventana login, haga clic en la etiqueta de color azul denominada “Empresa“, el sistema le preguntará si su empresa esta hospedada con nosotros; responda que si a la pregunta y luego indique el número fiscal de su empresa (sin guiones, ni puntos) y posteriormente se creará de forma automática la conexión a la base de datos de la empresa indicada.

y Listo!!, ya puede usar Figs® en su empresa con el usuario OFICINA y la clave que usted indicó cuando creó la misma en nuestro portal

Inicio y vista principal

  • Figs® le brinda 2 aplicaciones para gestionar la información de su empresa. Una aplicación web, la cual puede ser accedida a través de nuestro portal y disponible para cualquier dispositivo (tablet, pc, mac, smartphone, etc); y Una aplicación de escritorio para su mayor comodidad en el uso, de la cual esta basado este manual de usuario.

    Aplicación de Escritorio

    Nuestro ERP busca brindarle una automatización a todas las actividades de su empresa a través de una aplicación que ha evolucionado día a día por más de 20 años, hasta lograr la estabilidad y consistencia que hoy la caracteriza, siempre pensando en la facilidad y comodidad para el usuario, pero tomando en consideración los requerimientos contables, fiscales y laborales.

    Esquema general

    • Al iniciar la aplicacion, verá el escritorio principal donde encontrará iconos de los principales módulos de la aplicación. Al hacer clic en cualquiera de ellos podrá ver sus funciones mas comunes en la sección inferior.
    • Arriba encontrará el menú de los módulos y todas sus funciones. Este manual le guiará para acceder a todas estas funciones del menú, pero recuerde que tambien puede acceder a través de los íconos en el escritorio principal de Figs
    • La barra de herramientas le permitirá realizar funciones generales en la ventana que tenga activa en ese momento

    Flujo del sistema

    • Figs cuenta con 2 ambientes: El administrativo y el contable. Todo fluye unidireccionalmente del administrativo al contable, lo que permite al usuario registrar de manera sencilla su información en los módulos administrativos (o auxiliares) y a través de una “Interfaz Contable” se envía toda esa información al ambiente contable para registrar sus entradas de diario de forma automática.

Conociendo los estándares Figs®

  • Figs® cuenta con algunos estándares para facilitar su uso y la comprensión de su funcionamiento: 

    Pantallas y Opciones de menú

      Existen 3 tipos de ventanas que tiene un comportamiento específico:
    • LISTADOS: Donde veremos una lista de los registros asociados al módulo donde nos encontremos. Estas listas pueden ser refrescadas o actualizado su contenido, haciendo clic en el botón “Actualizar” de la barra de herramientas
    • FICHAS: Son las ventanas con los campos de edición de algún tipo de dato específico. Generalmente son las ventanas que se abren al hacer 2clic en cualquiera de los registro mostrados en las ventanas de tipo LISTADO
    • MIXTAS: Son ventanas que en la parte inferior presentan una lista de registros y en la superior los campos para la edición de dichos registros. Generalmente cuentan en una 1° línea denominada “(Nuevo)”, la cual debe ser seleccionada para limpiar los campos superiores y crear un nuevo registro. En caso de elegir cualquiera de los demas registros en el listado, sería para fines de edición de su información o eliminación del mismo.
    • Cada módulo de Figs® cuenta con un menú en la parte superior del sistema. Cada menú se encuentran divididas en 3 secciones:
      • Funciones principales: Con los accesos a las funciones de mayor uso
      • Otras funciones: Con aquellas funciones “especiales” o “avanzadas” del módulo
      • Consultas: Con un listado de los reportes del módulo, generalmente con divisiones que los agrupan por tema

    Reportes o Consultas

    • Los reportes cuentan con una sección superior donde el usuario puede filtrar o cambiar la vista del contenido del reporte elegido
    • Puede indicar periodos de fecha de forma manual, como también puede hacer clic en los botones en la parte superior de las fechas para avanzar o retroceder en meses
    • Siempre deberá hacer clic en el botón “Actualizar” de la barra de herramientas para que se refresque el contenido del reporte o consulta en la pantalla

    Etiquetas azules o botones

    • En muchas ventanas de Figs® se encuentran etiquetas o nombres de campos de color azul, (Ej. en la ventana de login la etiqueta Empresas). Estas etiquetas ejecutan funciones cuando se hace clic sobre ellas, generalmente abren ventanas para editar el contenido de la lista que tienen a su derecha y en otros casos habilitan el campo que representan.
    • En las ventanas tipo FICHA o MIXTAS encontrará botones de comandos en la parte inferior derecha, para realizar las acciones de GRABAR, ELIMINAR y/o CERRAR

Creación de usuarios y sus permisos

Generalmente los usuarios de Figs® son personas que laboran en la empresa, por lo cual su registro es por el módulo de Personal. Aquellos usuarios que no sean empleados, igual pueden ser registrados por este módulo, solo que en otro tipo de nómina (Ej. Externos)

Creción de usuarios

  • Haga clic en el menú Personal > Trabajadores
  • Haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas
  • Aparecerá la ficha de trabajadores, con una sección superior y una inferior con varias pestañas (Datos de financieros, personales, etc.)
  • Solo es requerido llenar los datos de la sección superior (excepto el código que es un secuencial automático), pero puede completar cualquier información adicional que considere necesario
  • IMPORTANTE: Figs entiende que un trabajador será usuario del sistema solo si se indica un valor en el campo: LOGIN de la pestaña “Seguridad”
  • Haga clic en el botón Grabar cuando finalice. La pantalla se limpiará como indicación de que ha sido guardada la información y esta lista para una siguiente carga

Asignación de permisos

  • Clic en el menú Herramientas > Seguridad del sistema
  • Aparecerá una ventana con 2 pestañas:

    USUARIOS
      • : Acá se asignan los perfiles a los usuarios (
    trabajadores con un lógin asignado
      ) del sistema:
    • Seleccione al usuario de la lista Usuario a configurar
    • Indique un nuevo password y confirme el mismo (Opcional) y hacer clic en el botón Aplicar. El password actual no es necesario indicarlo cuando se trata de una primera asignación, ya que el usuario no cuenta con un password actual. El botón Resetear elimina cualquier password que tenga asignado el usuario seleccionado y que posiblemente haya olvidado.
    • Seleccione de la lista inferior izquierda aquellos perfiles que desee asignar al usuario y haga clic en el botón Agregar >>
    • Tambien puede seleccionar de la lista inferior derecha y seleccionar los perfiles que el usuario tiene asignado y hacer clic en el botón << Quitar para removerlos
    • IMPORTANTE: No le quite permisos a su usuario, ya que puede restringir su acceso al sistema o incluso continuar su uso en esa sesión.

    PERFILES DE USUARIOS
      : Son los perfiles de permisos de uso del sistema, los cuales serán asignados a los usuarios.
    • Predeterminadamente se cuentra creado el perfil Administradores que tiene todos los accesos al sistema. Este es el perfil que se le asigna al usuario OFICINA que es el administrador o usuario master por defecto.
    • Haga clic en el botón Nuevo y se le requerirá el nombre del nuevo perfil
    • Luego, seleccione dicho perfil de la lista desplegable y comience a asignar las actividades o funciones del sistema a la cual tendrá permisos
    • ¿Como saber que actividades asignarle a este nuevo perfil?, La forma recomendada es pedir al usuario que acceda al sistema y a medida que vaya entrando a las funciones que necesita, recibirá un mensaje de Denegación por falta de permisos, el cual iniciará con un código y una letra (Ej. (M-308 No tiene permisos…), ese código y letra le dirá a usted cual es el código de la actividad que el usuario necesita y la letra (M=Modificar) le indicará que atributo deberá tener asignado dicha actividad.
    • Por ejemplo, agregue a la lista inferior (Asociadas) cualquier actividad de las que se muestran en la lista superior (Disponibles). El sistema preguntará si desea asignar “Full acceso” a esta actividad, responda como considere apropiado.
    • Una vez que esté en la lista inferior, podrá hacer 2clic sobre la actividad y verá que se le asignaron los atributos según la respuesta que dió al paso anterior: L=Acceder, I=Incluir, M=Modificar y E=Eliminar. Marque o desmarque según lo que necesite el perfil que esté configurando
    • IMPORTANTE: Puede crear perfiles predeterminados que tiene el sistema, haciendo clic en el botón Crear preeterminado… y hacerle cualquier modificación que necesite.

Formatos de impresión de documentos y comprobantes

Una de las primeras cosas que debe configurar en Figs® cuando ha creado una nueva empresa, son los formatos de impresión de los documentos de venta (facturas, notas de crédito, cotizaciones, etc.)

Documentos de venta

Los siguientes pasos deben realizarse por cada tipo de documento de venta o comprobante fiscal (los de compra no requieren configuración de un formato, ya que el sistema tiene uno predeterminado y fijo para estos):

Formato de impresión

  • Haga clic en el menú “Herramientas > Configuración de tipos de documentos“
  • En uso del documento, seleccione “Ventas“
  • La siguiente lista se debe seleccionar, solo si desea usar documentos de venta exclusivos para cada sucursal, en caso contrario, no lo seleccione
  • En la lista de “Tipo de documentos”, seleccione el documento que desee configurar y clic en el botón “Editar…“
  • En el último campo de la ventana que aparece (Formato de impresión), elija el Formato que aplique. Es importante considerar si su impresión será en una impresora Matricial o no (de laser o tinta), para ello marque o no el check “Para impresora matricial”.
  • Si el documento o comprobante fiscal requiere de un “Prefijo fiscal para esta serie”, indique el mismo en este campo.
  • Haga clic en el botón Grabar

Asignación de impresora

  • Una vez de vuelta a la ventana de configuración de los tipos de documentos, seleccione nuevamente el documento de la tercera lista. En la sección inferior podrá asignarle (en ese computador) la impresora por donde quiere que se emitan estos documentos (De no seleccionarlo, se le preguntará la impresora cada vez que desee imprimir un documnento). Adicionalmente puede elegir la fuente y la cantidad de caracteres que permite la impresora por cada línea (abajo encontrará unos valores recomendados para las impresoras mas comunes)
  • Al terminar, haga clic en el botón Asignar, esto guardará esos valores de: impresora, fuente y caracteres, en ese computador y solo serán validos para ese computador
  • Deberá realizar estos últimos 2 pasos en cada computador donde desee imprimir documentos de venta, ya que en cada equipo puede existir una impresora distinta, incluso si es la misma pero compartida en red

Asignación de números de comprobante

  • Para poder usar cualquiera de los tipos de documentos de venta o comprobantes (sean documentos fiscales o no), debemos asignar una secuencia con una fecha de vencimiento
  • Para asignar los números de comprobantes y su vencimiento, haga clic en el botón Administrar números de comprobantes…
  • En la ventana que aparece, indique el número inicial y final de la secuencia y su fecha de vencimiento
  • Haga clic en el botón Grabar
  • IMPORTANTE: Puede asignar las secuencias con saltos, por ejemplo del 1 al 100 y luego agregar otro registro del 500 al 1000, esto hará que cuando se agote la 1° secuencia, el sistema automáticamente salte al N° 500 y continue con esa secuencia.

Agregar el logo a los documentos de venta

  • Solo el formato Carta o Media Carta en formato no matricial, permite imprimir el logo de su empresa
  • Este formato requiere que tenga instalado en su PC, el Microsoft Office, ya que se usará MS Word para su impresión
  • Para que se imprima el logo, deberá guardar el mismo en la carpeta C:\FIGS en formato JPG y usando como nombre el ID fiscal de su empresa (solo números), con un tamaño recomendado de: 170×70. (Ej. 123456789.JPG)

Otras configuraciones para iniciar apropiadamente

Dependiendo del alcance que le darás al uso de Figs®, es posible que necesites el registro de algunos balances iniciales como: inventarios, cuentas por cobrar, pagar, saldos conciliados de las cuentas de banco, un catálogo de cuentas contables personalizado, entre otras cosas.

Figs®, cuenta con diversas funciones para la importación de información con base a archivos de formatos específicos delimitado por comas (CSV). Los mismos se encuentan en cada ventana donde hacen referencia (Ej. Para importar un CSV de trabajadores, la opción se encuentra en la ficha de trabajadores, y asi sucesivamente.)

Preparación de archivos CSV

  • Para facilitar la creación de estos archivos, puede realizarlos con MS Excel®
  • Cuando se haga clic en cada botón “Archivo CSV” que se indica en la sección de abajo, podrá ver la estructura (columnas) del archivo CSV que debe preparar
  • Coloque en la 1° línea, los nombres de las columnas que Figs® le indicará. No es necesario que los coloque “literalmente” ya que no son para uso de Figs sino para referencia suya sobre el contenido de cada columna
  • Los campos o columnas que sean de valores numéricos deben siempre contener algún valor, ya sea cero (0) o el valor predeterminado que considere, pero no pueden estar en blanco ya que pueden generar errores al momento de su importación a Figs®
  • Evite el uso de los siguientes caracteres, ya que son RESERVADOS para Figs® ya que pueden generar errores al momento de su importación a Figs®:
    • Comilla sencilla: ‘
    • Coma: ,
    • Punto y coma: ;
    • Diéresis: ¨

IMPORTANTE: Revise bien el archivo antes de importarlo a Figs, ya que de importarse parcialmente, es posible que tenga que volver a importar, pero removiendo manualmente del CSV los registros que ya hayan sido importados. Recuerde que puede solicitar asistencia a nuestro personal de soporte o a su distribuidor mas cercano para realizar esta u otras tareas en Figs®

Ubicación del botón para la importación de “Archivos CSV” para la carga masiva de datos

  • Catálogo de cuentas: Se encuentra en el menú “Contabilidad > Catálogo de cuentas“, el botón se encuentra abajo a la izquierda
  • Movimientos de banco: Se encuentra en el menú “Bancos > Bancos y cajas“, haga 2clic en la cuenta bancaria correspondiente (creala en caso de ser necesario), el botón se encuentra arriba al centro. En el caso de bancos específicamente de los bancos, hay una función especial para cargar la “Conciliación inicial” y la misma se encuentra en la ficha de creación de la cuenta bancaria, en el botón “Saldo Inicial…“
  • Productos y Servicios: Se encuentra en el menú “Ventas > Productos y Servicios” clic en “Nuevo” de la barra de herramientas, el botón se encuentra abajo al centro
  • Cuentas por cobrar: Se encuentra en el menú “Ventas > Documentos“, el botón se encuentra arriba al centro
  • Cuentas por pagar: Se encuentra en el menú “Compras > Documentos“, el botón se encuentra arriba al centro
  • Inventario inicial: Se encuentra en el menú “Inventario > Movimientos de inventario“, seleccione el almacen a afectar y haga clic en el botón “Recepción“, el botón se encuentra arriba a la izquierda
  • Trabajadores o Socios (en cooperativas): Se encuentra en el menú “Personal (o cooperativa) > Trabajadores (o Socios)“, clic en “Nuevo” de la barra de herramientas, el botón se encuentra abajo a la izquierda
  • Ahorros y Aportes (cooperativas): Se encuentra en el menú “Personal (o cooperativa) > Cooperativa > Depósitos“, el botón se encuentra abajo al centro
  • Préstamos (cooperativas): Se encuentra en el menú “Personal (o cooperativa) > Cooperativa > Préstamos“, el botón se encuentra arriba a la izquierda

Preguntas frecuentes en personal

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