Formatos de impresión de documentos de ventas y números autorizados

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Formatos de impresión de documentos y comprobantes

Una de las primeras cosas que debe configurar en Figs® cuando ha creado una nueva empresa, son los formatos de impresión de los documentos de venta (facturas, notas de crédito, cotizaciones, etc.)

Documentos de venta

Los siguientes pasos deben realizarse por cada tipo de documento de venta o comprobante fiscal (los de compra no requieren configuración de un formato, ya que el sistema tiene uno predeterminado y fijo para estos):

Formato de impresión

  1. Haga clic en el menú “Herramientas > Configuración de tipos de documentos“
  2. En uso del documento, seleccione “Ventas“
  3. La siguiente lista se debe seleccionar, solo si desea usar documentos de venta exclusivos para cada sucursal, en caso contrario, no lo seleccione
  4. En la lista de “Tipo de documentos”, seleccione el documento que desee configurar y clic en el botón “..“
  5. En el último campo de la ventana que aparece (Formato de impresión), elija el Formato que aplique. Es importante considerar si su impresión será en una impresora Matricial o no (de laser o tinta), para ello marque o no el check “Para impresora matricial”.
  6. Si el documento o comprobante fiscal requiere de un “Prefijo fiscal para esta serie”, indique el mismo en este campo.
  7. Haga clic en el botón Grabar

Asignación de impresora

  1. Una vez de vuelta a la ventana de configuración de los tipos de documentos, seleccione nuevamente el documento de la tercera lista. En la sección inferior podrá asignarle (en ese computador) la impresora por donde quiere que se emitan estos documentos (De no seleccionarlo, se le preguntará la impresora cada vez que desee imprimir un documnento). Adicionalmente puede elegir la fuente y la cantidad de caracteres que permite la impresora por cada línea (abajo encontrará unos valores recomendados para las impresoras mas comunes)
  2. Al terminar, haga clic en el botón Asignar, esto guardará esos valores de: impresora, fuente y caracteres, en

ese computador y solo serán validos para ese computador

  1. Deberá realizar estos últimos 2 pasos en cada computador donde desee imprimir documentos de venta, ya que en cada equipo puede existir una impresora distinta, incluso si es la misma pero compartida en red

Asignación de números de comprobante

  1. Para poder usar cualquiera de los tipos de documentos de venta o comprobantes (sean documentos fiscales o no), debemos asignar una secuencia con una fecha de vencimiento
  2. Para asignar los números de comprobantes y su vencimiento, haga clic en el botón Administrar números de comprobantes…
  3. En la ventana que aparece, indique el número inicial y final de la secuencia y su fecha de vencimiento
  4. Haga clic en el botón Grabar
  5. IMPORTANTE:

Puede asignar las secuencias con saltos, por ejemplo del 1 al 100 y luego agregar otro registro del 500 al 1000, esto hará que cuando se agote la 1° secuencia, el sistema automáticamente salte al N° 500 y continue con esa secuencia.

Agregar el logo a los documentos de venta

  1. Solo el formato Carta o Media Cartaen formato

no

matricial, permite imprimir el logo de su empresa

  1. Este formato requiere que tenga instalado en su PC, el Microsoft Office, ya que se usará MS Word para su impresión
  2. Para que se imprima el logo, deberá guardar el mismo en la carpeta

C:\FIGS

en formato JPG y usando como nombre el ID fiscal de su empresa (solo números), con un tamaño recomendado de: 170×70. (Ej. 123456789.JPG)

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