Manuales y herramientas para Hoteles y cabañas

Apertura de caja

La apertura de caja sirve para llevar el control del Fondo de Caja y la fecha-Hora del Inicio de las ventas.

Configuración de la apertura de caja

• Haz clic en el menú “Herramientas > Opciones del punto de venta”
• Haz clic en la pestaña “General”
• Active la casilla de verificación “Requiere apertura y cierre de caja”
• Haz clic en el botón “Aceptar”

Registro de la apertura de caja

• Haz clic en el icono de “punto de ventas” o desde el menú “ventas > punto de ventas”.
• Al abrir el punto de venta por primera vez, el sistema abrirá la ventana de “apertura de caja”
• Indique el dinero de “fondo de caja” en las casillas donde se coloca los totales de efectivo y Haz clic en el botón “imprimir y abrir caja” saldra un recuadro en donde se indicará la clave de autorización, ese efectivo indicado se registrara en la casilla donde dice fondo de caja.
• Listo para empezar a registras las ventas del dia.

Antes de poder realizar cualquier operación debe asegurarse de marcar o tener marcado el check de “Interfaz predeterminada” ubicada en “Herramientas > opciones del punto de venta > clic en la pestaña Hotel y Clínica”

Si no esta activado tiene que activar los dos siguientes checks “Requiere apertura y cierre de caja “ubicado en: “Herramientas > opciones del punto de venta > clic en la pestaña general” y el otro “Usar área y mesas para registro de pedidos “ubicado en: “Herramientas > opciones del punto de venta > clic en la pestaña restaurante “

Y configurar el tipo de documento para las ordenes ubicado en: “Herramientas > opciones del punto de venta > clic en la pestaña general > parámetros exclusivos de este pc” y en las opciones de POS general hay una barra desplegable allí debe indicar un documento para las ventas en espera.

La configuración de horario se realiza para indicar en el sistema el horario de recepción del publico, se indica por día de la semana y en horario militar(0-24h)

• Para modificar los horarios hacer clic en “Herramientas > opciones del punto de venta > clic en la pestaña Hotel y Clínica”
• El sistema en la sección izquierda indicara los horarios en lo que se va atender al público, colocando horario de inicio y cierre por día (lunes-domingo)

• Para acceder a la configuración de habitaciones y secciones haz clic en “Venta>punto de venta” y el sistema abrira la interfaz de hoteleria
• Luego hace clic en “Acciones > gestión de habitaciones” y se mostrara una nueva ventana en donde ajustaremos todas las secciones del hotel.
• Haz clic en la palabra resaltada en azul “Ambiente” y se desplegara una pequeña ventana en donde indicará “nombre del área, inicio del número de habitación, cantidad a crear,el tipo de habitacion(nombre) y categoría de precios” al finalizar clic en “Grabar”
• Importante: La categoria de precios para poder crearla le da clic a la palabra resaltada en azul“Categoría de precios” se abrira una ventana y crearemos la categoria para las distintas habitaciones del hotel(suite, sencillas, dobles.. etc) tenemos que marcar con un check el recuadro de “Categoría de precios para habitaciones” luego clic en grabar.
• En la ventana de lsitado de habitaciones selecionar el ambiente a configurar, ahi se indicaran los numeros de habtaciones, descripción y categoria de precios
• Asi se realizara con las distintas àreas o pisos que tenga el hotel
• Importante: Cabe resaltar que el precio de la habitación se tiene que indicar en “Productos o servicios” creando una descripción,precio y colocando como categoria la que creo en los pasos anteriores
• Al finalizar las areas creadas se visualizaran como botones, haz clic para visualizar cada una de ellas y administrarlas.

• Crear Productos y servicios:

  • Haz clic en el menú “Ventas > Productos y servicios”
  • La ventana que aparece tiene 2 secciones: una a la izquierda con las categorías de productos o servicios y otra a la derecha con el contenido de la categoría seleccionada a su izquierda
  • Haz clic en el botón “Nuevo” de la barra de herramientas
  • En la ficha de productos los campos obligatorios son:
    • El código (campo amarillo), que predeterminadamente es un valor secuencial y numérico, pero puede usar códigos manuales si activa la opción “Código de productos y servicios manual” en el menú “Herramientas > Opciones generales”, pestaña “Parámetros”
    • La descripción, nombre del producto o servicio, tal y como se desea que salga impreso en los documentos de compra / venta, la categoría a la cual pertenece
    • Los demas campos son opcionales, aunque es importante mencionar que predeterminadamente el check “Permite inventario” esta desmarcado, lo que hará que el registro en cuestión no afecte el inventario o se considere un “Servicio”

• • Para ingresar un cliente a una habitación haga clic en el área a configurar seleccione la habitación, el sistema en la parte derecha le indicara la información actual de la persona que alquiló la habitación(no indicará nada en caso de que este vacía la habitación)
  • Importante: Cabe resaltar que si el alquiler de las habitaciones va a ser por dia u hora se necesita configuraciones distintas. Si es por día ingresa a “Herramientas > opciones del punto de venta > retail” y confirme que la 3 opción este marcada con un check
  • Importante:Si el alquiler de habitaciones va a ser por hora en la creación del servicio la descripción tiene que tener al final de ella ” X()” dentro de los paréntesis tiene que indicarse la cantidad de horas de alquiler de la habitacion.
  • Para acceder al check-in haga clic en “Venta > punto de venta” cuando se encuentre en el área de habitaciones, seleccione una habitación
  • Haga clic en “Entrada” ubicado en la parte derecha de la pantalla, se desplegara una ventana en donde indicara nombre del cliente haga clic en la palabra resaltada en azul “Huesped”, precio del cuarto, noches incluidas y hora de entrada.
  • Luego clic “Registrar check-in” si la persona quiere agregar algún otro producto lo podra hacer en la parte izquierda se van a reflejar todos los productos que hayan sido creados en el sistema para el consumo de los clientes.
  • Al finalizar clic en “Factura” indicar el tipo de documento y tipo de pago aceptar y el cliente estará registrado con éxito

• • Luego de que el cliente alla sido ingresado a la habitación, Figs le mostrara una nueva pantalla en donde podra modificar la factura del cliente en la opción Dscto o ingresando otros prodcutos de consumo.
  • Al finalizar daremos clic en Factura y alli indicaremos el tipo de documento a entregar (factura, boleta.. etc)
  • Ingrese el método de pago efectivo, crédito y luego clic en “aceptar“
  •  

• Para realizar el cambio de habitación la persona debe tener una clave de administrador para poder realizar el cambio de habitación, en caso contrario la persona no podrá realizar el cambio
• En la ventana donde estan las áreas de las habitaciones seleccione una habitación ocupada y en el menú en la derecha de figs aparece una serie de botones dentro de esas está “Cambio de habitacion”” hacer clic
• Solicitara la clave para el cambio luego de indicar la clave, mostrará una ventana donde debera indicar: “Area, quien lo atendio y la nueva habitación” al finalizar hacer clic en “Aceptar” y se realizara el cambio.

• Para realizar el cambio de habitación la persona debe tener una clave de administrador para poder realizar el cambio de habitación, en caso contrario la persona no podrá realizar el cambio
• En la ventana donde estan las áreas de las habitaciones seleccione una habitación ocupada y en el menú en la derecha de figs aparece una serie de botones dentro de esas está “Cambio de habitacion”” hacer clic
• Solicitara la clave para el cambio luego de indicar la clave, mostrará una ventana donde debera indicar: “Area, quien lo atendio y la nueva habitación” al finalizar hacer clic en “Aceptar” y se realizara el cambio.

• Para ingresar debe estar en la ventana de habitaciones “Venta > punto de venta”
• En la ventana donde estan las áreas de las habitaciones seleccione una habitación ocupada y en el menú en la derecha de figs aparece una serie de botones dentro de esas está “Consumo”” hacer clic.
• Le mostrara una nueva ventana en donde en la parte izquierda va a visualizar todos los productos o servicios que se hayan configurado previamente para el consumo del cliente.
• Elija la cantidad de productos que el cliente desea como consumo, el sistema los registrara y llevara la cantidad de los productos consumidos.
• Puede asignar descuentos o eliminar productos haciendo clic en “Quitar item, Dscto”.
• Al finalizar clic en “Factura” y terminar el proceso de cobro.

Las devoluciones se registran de facturas de venta previamente cargadas a un cliente. la devolución puede ser total o parcial de los productos vendidos, y en caso de haber productos que afecten inventario, los mismos retornarán al almacén de donde fueron despachados en venta.

Crear una devolución (Notas de Creditos)

• • Haz clic en el Icono de “Punto de ventas” (POS) o desde el menú “Ventas>Punto de ventas”.
  • Haz clic en unas de las áreas y seleccione una habitación.
  • Haz clic en el botón “Pagos y devoluciones” indica el tipo de documento y en que situación se encuentra “Espera, pendientes, procesados”

• Seleccione el tipo de documento, luego indique el número del mismo y presione {Enter}, verá debajo los montos y datos del cliente de esa factura.
• Debajo, verá 2 botones:

• Devolver todo: (predeterminado) Hará una devolución total de los ítems en el documento de venta.
• Devolver algo especifico: En donde se abrirá una sección a la derecha de la ventana donde podrá seleccionar de la lista superior cualquier ítem y luego hacer clic en el botón “Devolver >>”, lo que hará que pase a la lista inferior. si desea cambiar la cantidad del ítem a devolver, Haz doble clic sobre el ítem en la lista inferior y se le pedirá que confirme la cantidad luego, puede indicar un comentario de la devolución.

• Finalmente haz clic en el botón “proceder”, donde se le pedirá que indique su clave para determinar si tiene los permisos necesarios para esta actividad y si la factura aplicada era de contado, luego se le hará la pregunta: ¿se devolverá dinero?, en donde:
• Si devuelve el dinero: Se hará un retiro o egreso de caja por el monto total de la devolución y la nota de crédito emitida deberá ser retenida por el usuario emisor
• Si no lo devuelve: La nota de crédito emitida podrá ser entregada al cliente para que este la use como forma de pago en futuras facturas. la misma quedará visible en los estados de cuenta del cliente mientras le quede saldo pendiente por aplicar

• Para realizar ventas que no esten vinculadas alguna habitación en la ventana principal del area de habitaciones, hacer clic en el botón “Otras ventas”.
• El sistema mostrará la ventana de productos y servicios e indicara los productos que el cliente desee adquirir.
• Al culminar hacer clic en “Factura” para indicar el pago del cliente.

• Para ingresar debe estar en la ventana de habitaciones “Venta > punto de venta”
• En la ventana donde están las áreas de las habitaciones seleccione una habitación ocupada y en el menú en la derecha de figs aparece una serie de botones dentro de esas está “Extension de tiempo”” hacer clic.
•  

• En la ventana donde estan las áreas de las habitaciones seleccione una habitación ocupada y en el menú en la derecha de figs aparece una serie de botones dentro de esas está “Salidas”” hacer clic.
• El sistema indicará,hora de salida, área y descripción de la habitación, solicitara información de la persona encargada para la limpieza(obligatorio) y tendra un sitio para indicar cualquier comentario adicional.
• Al finalizar hacer clic en “Resgistrar el check-out”
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• En la ventana donde estan las áreas de las habitaciones seleccione una habitación ocupada y en el menú en la derecha de figs aparece una serie de botones dentro de esas está “Mantenimiento”” hacer clic.
• Deberá indicar el motivo del mantenimiento y el sistema mostrará que la habitación esta o nó disponible por mantenimiento
• Para cambiar la condición de la habitación nuevamente a disponible seleccione una habitación en mantenimiento y hacer clic en el botón “Mantenimiento”
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• Al terminar la jornada el punto de venta (Hotel), es recomendable imprimir el cierre con el resumen del día o del periodo de ventas (en caso de tener configurada la apertura de caja)

  COMPORTAMIENTO DEL CIERRE DE CAJA

  • En el POS, haga clic en el menú “Acciones > Cierre de caja”
  • Indique el desglose del dinero en efectivo, el total en tarjeta de crédito y de otras formas en las que haya recibido ingresos o pagos
  • Haga clic en el botón “Imprimir y cerrar caja” y se le requerirá su contraseña para confirmar la emisión
  • Una vez terminado, se abrirá la ventana de selección de la impresora para la emisión del comprobante de cierre de caja. Esta ventana no aparece, cuando se usan impresoras fiscales
  • IMPORTANTE: El cierre de caja se realiza por usuario, y los resúmenes que muestra este cierre son de las transacciones registradas por el mismo.