¿Qué es un documento de compra o gasto?

Son todo tipo de documentos o comprobantes que se intercambia con los proveedores, como: ordenes de compra, facturas, notas de crédito, recibos de compra, etc. A pesar de que los documentos pueden ser para el registro de compras o gastos, para fines practicos en el resto de esta sección del manual denominaremos los mismos como “Documentos de compra”

Los documentos cuentan con 3 secciones:

Encabezado: Donde se indica el proveedor, el tipo de documento, fecha, número de comprobante, condición, moneda, comentarios, tipo de compra, etc.
Detalles: En el detalle se indican los productos (permiten inventario) o servicios (no permiten inventario) que se están comprando al proveedor, el almacén que afectarán (en caso de productos), descuentos, costos unitarios de compra, etc.
Pié de Página: En esta sección veremos los totales gravados y exentos, incluyendo los descuentos y montos de impuestos generados por la compra

Los documentos pueden tener 2 condiciones de pago:

Contado: Son identificados ya que su fecha de vencimiento coincide con la fecha de emisión del documento. Estos documentos requieren que se registre de manera inmediata el pago del cliente, en caso contrario, aparecerá como pendientes en los estados de cuenta del proveedor, pero su pago no puede ser registrado por el módulo de cuentas por pagar (CxP) ya que su condición es de contado y solo se puede registrar su pago, editando la factura y haciendo clic en el botón de “Pagos“
Crédito: Es cuando la fecha de vencimiento del documento es posterior a fecha de emisión del mismo. El registro de los pagos a documentos bajo esta condición se puede realizar tanto del módulo de CxP, como en el botón de “Pagos” del documento

Los documentos de compra pueden ser generados de forma manual o automática desde diversos puntos de Figs® (mas adelante se darán detalles de estos procesos):

Manual: A través del menú: “Compras > Documentos”, clic al botón “Nuevo” de la barra de herramientas
Relaciones de Gastos: En el menú: “Compras > Relaciones de gastos”
Saldar con…: Se genran al hacer clic en el botón con este nombre en la ventana de “Compras > Documentos“, sirve para convertir un documento no fiscal en uno fiscal (orden de compra a factura). Se puede encontrar en la misma ventana donde se registran los documentos “Manuales”